に投稿

【解説】バーチャルオフィスの会議室のチェックポイントとは?

【解説】バーチャルオフィスの会議室のチェックポイントとは?

【値段だけでバーチャルオフィスを選ばないようにしよう】


バーチャルオフィスの利用目的は実に様々であることと思います。

しかし「自宅や顧客先で仕事をするから作業スペースは必要ないけれど、打ち合わせは会議室が使えたらいいのに、、」という方は多いのではないでしょうか?

中長期的な視点で見た場合、会議室の必要性は高まってくると思われます。事業を続けていけばいくほど関係者というのは増えていきますし、その結果商談や打ち合わせの回数は増えていくと予想されるからです。

そうなると会議室を利用可能なバーチャルオフィスと契約するというのが賢い選択となってくるでしょう。以下でどういったポイントを見ていくべきか解説していきます!


①ちゃんとした会議室か確認しよう


バーチャルオフィスは大きく分けて2種類存在します。

A:オフィス物件を使用して運営

→普通の企業のオフィスと変わらないような使用感が見込めます。ビジネス感も薄れず違和感なく仕事が出来る環境の運営会社が多い傾向にあります。

B:居住用物件の転用

→ワンルームマンションのようなところが多く、その部屋を会議室としている場合があります。その場合以下のような問題が発生しやすいのが事実です。

・入口がオフィスのエントランスのようになっていない→来客を困らせてしまう
・ドアを開けて、外履きからスリッパなどに履き替える→ビジネス感が薄れ


②利用料金はどれくらいか確認しよう


利用料金・予約方法・キャンセルポリシーがどうなっているかも重要なポイントです。

利用料金は業者によってさまざまです。

・価格×時間数のシンプルな料金体系

・一定の時間以上利用すると割安になる

・利用出来る時間の枠が決まっている

夜間や土日に割増料金が設定されていないか?延長料金はどうなっているのか?もチェックしておきましょう。自分が利用する時間帯が割り増し料金の対象になっていたら会議室のために必要とするコストがかなり上がってしまいます。


③来館者が混乱するような入口になっていないか見てみよう


ブランドイメージが固まっていないバーチャルオフィスの場合、来客する方が指定された場所に行こうとしても迷ってしまう事があります。相手を不安にさせるような会議室は避けましょう。


④会議室の形態は?


会議室といっても形態はさまざま。どんなタイプなのか事前にチェックをしておきましょう。

・完全に外部と遮断された完全個室→声が漏れたりすることはない

・一部が開いている半個室→多少の音漏れはしてしまう

・オープンな空間で打ち合わせする場所だけを確保する→情報漏洩等のセキュリティ面の懸念がある

通常、完全個室→半個室→オープンな空間 の順に料金は下がっていきます。そういった部分も頭に入れておくと良いかも知れません。


⑤部屋の中が見えるか?見えないか?


これは特に女性の方が重視すべきポイントになってきます。業種やその時の状況にもよりますが、女性と男性が1対1で打ち合わせをする事もあります。そういったケースで外から様子が分からないというのはリスクになり得ると認識しておきましょう。考えすぎだと思う方もいらっしゃるかも知れませんが、こういった部分に関しては少しでも安心感を持ってビジネスをする為にも念には念を入れた方が良いでしょう。


⑥常駐のスタッフがいるか?


ここも確認しておきましょう。急な来客があった場合にバーチャルオフィス運営会社に受付がいるかどうかは精神的な安心感に繋がります。


⑦備品はそろっているか?料金が別途かかるか?


備品の充実度も確認しておきましょう。大事な商談でホワイトボードがなかった為に説明が伝わりずらくなってしまい、取れたはずの契約がなくなってしまっては非常にもったいないです。

備品を使用した際に別途料金の請求が発生するかも確認しておくと後々困らないかも知れませんね。


⑧飲食は可能か?


臭いや汚れの問題などから、会議室内での飲食を禁じているバーチャルオフィスもあります。

それ自体は悪い事ではないですが、飲食でも使うことが出来れば商談や打ち合わせ以外にも利用でき、用途の幅が広がるのも事実ですよね。


⑨利便性の高く、把握しやすい立地か?


次に立地の問題ですが、基本的に駅近の立地が便利であることは疑いようがありません。自分が遠いなと感じる場所は他の人も同じように思うもの。

しかし利便性の高い立地は賃料もそれに応じて上がっていくものですよね。会議室の料金も同様です。

特にネットからのお問い合わせ→初めて会うというパターンだと場所の把握のしやすさは重要になってきます。アクセスし辛い立地の為に商談のチャンスが消えてしまうのはもったいないですよね。


⑩結論:見学をおススメします


様々な観点からお伝えしてきましたが、結局のところ実際に施設を見てみる事が大事です。自分が見学をした際に受けた印象を重視しましょう。あなたが受けた印象=他の方(お客様など)の受ける印象になりえます。それがプラスであればあるほどよく、マイナスであれば他のオフィスを検討した方が良い、という事になりますよね。