【解説】バーチャルオフィスのメリット、デメリットとは?

【解説】バーチャルオフィスのメリット、デメリットとは?

【押さえておきたい!バーチャルオフィスの基本機能】


事業上の住所を利用する

現在バーチャルオフィスが利用される背景は以下の2つだと言われています。

①IT技術の発達により、物理的なオフィスが無くても仕事が出来る環境が整ってきている

②実際の仕事場所が自宅や顧客先であるため、仕事スペースを利用するニーズがあまりない

このような時代の動きや実務ベースで考えた場合、住所の持つ意味が薄くなってきているものの、事業を行うにあたっては法人・個人事業主に関わらず必要となってくるのはご存知のことと思います。バーチャルオフィスを利用する際はまさに以下のような住所ではないか、しっかり確認をした上で契約するという視点が必要です。

・過去に犯罪などに利用された住所ではないか?(実際に利用できる住所を確認し、「犯罪」「詐欺」などで検索してみる)
・相手に与える印象はよいものになっているか?

 


【バーチャルオフィスのメリット!】


バーチャルオフィスは以下のようなメリットが考えられます。

①初期費用の大幅な削減が可能!

オフィス賃貸における初期費用は承知の通り大きな負担になってきます。敷金、礼金、保証金は基本的にかかってきますし、立地の良い場所を選ぼうとすればするほど高額な賃料になってしまうことは言うまでもないでしょう。

ではバーチャルオフィスの場合はどうでしょうか?

物理的なオフィスを構える訳ではもちろんないので、敷金や礼金は不要で少額の入会金や保証金のみで利用が可能です。内装工事代もかからないのは言うまでもありませんよね。

②必要なものを利用する分だけコストに出来る

バーチャルオフィスは基本的に必要なものを必要な時に必要な分だけ利用するというスタイルになります。

通常のオフィスを想像してみると、起業し少人数で事業をしていくにあたって実はあまり必要のないものがあったりしますよね。

FAXや来客時の受付スタッフ、実際はあまりオフィスにいることの少ないワークスタイルだったり、、通常はそれらを維持する為のランニングコストは莫大なものになりがちです。

バーチャルオフィスの場合、必要な時に必要な料金を支払うことが出来るので、以下の点でも非常にありがたいサービスになっているのではないかと思います。

・初期費用を抑える事で運転資金の枯渇を防ぐ

・必要なサービスを選び取ることで効率的に業務を回転させ、タスクオーバーになりにくい状況を作り出し、機会損失を防ぐ

③都心一等地の住所

基本的はバーチャルオフィスの良いところとしては、ブランド力のある都内の住所を使うことが出来るというものです。金銭面で事務所を構える事が難しい一等地の住所が名刺などに記載ができるようになります。実際のところ、東京の中心地であればあるほど信頼性があると判断されやすい傾向があります。

住所が一等地にあるという点で優位性が確保しやすく、メリットであると言えるでしょう。

④自宅住所の登記回避

自宅を法人登記の住所にすることを考えてみます。特に女性の場合、プライバシーの問題がありますし、女性でない場合でもマンションに住んでいる方は規約で法人登記が認められないということもあります。このような場合でも、バーチャルオフィスを利用することによって自宅以外の住所に法人登記が可能になります。

⑤会議室を利用

特定の業務スペースを必要としない起業の場合においても、関係者との打ち合わせ場所は必要になってきます。カフェなどでやるにしても、情報漏洩の懸念は常につきまといます。

バーチャルオフィスでは会議室が提供されている事が多く、上記のような不安も抑えられるのはありがたいポイントなのではないでしょうか?

地方企業の東京進出にバーチャルオフィスを使うというのもおススメの使い方です。東京の住所と電話番号を使いながら、打ち合わせや商談があった時のみ東京に出張ベースで会議室を使うということができますので、極端な話今すぐにでも東京進出が可能です。


【バーチャルオフィスのデメリット】


何事においてもそうですがバーチャルオフィスにはメリットのみならずデメリットも存在します。それらをしっかりと把握をしてその対策を検討した上で利用することが望ましいと言えます。

①事務所要件が含まれる許認可が取れない

バーチャルオフィスでは特定の許認可が必要な業種で開業ができないことがあります。特に個別専有スペースが必要とされる業種では開業が困難です。

②バーチャルオフィスでの開業が難しいと思われる業種がある

・弁護士・税理士・司法書士など(中小企業診断士・弁理士・会計士・社会保険労務士は可能)
・有料職業紹介業
・宅地建物取引業


【バーチャルオフィスはこんな人に向いています!】


①自宅やクライアント先で作業することがほとんど

物理的な作業スペースは自宅やクライアント先に確保しているので必要ないが、その場所に法人登記ができない方、住所の見栄えがあまりよくない方にとってバーチャルオフィスは最適です。

②自宅で登記することが不可能

自宅がマンションやアパート等の賃貸物件の場合、利用規約により登記不可の建物が多くなってきています。規約違反をして登記をするのは控えましょう。

③東京都中心部の住所が欲しい

ブランディング的に東京の中心部に住所があることは重要です。例えばですが、九州の方が北海道に行って商談をするイメージは湧きづらいと思います。しかし、東京に住所を持っていれば相手方が東京に出てきて打ち合わせをするということは十分に考えられます。

④プライバシーを確保したい ※特に女性

自宅で登記をし、公に自分の住所を公開することのリスクはお分かりの方が多いと思います。トラブルを回避するためにバーチャルオフィスを利用するとプライバシーの確保ができます。