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【解説】バーチャルオフィスであっても受付が必要な理由とは?

【解説】バーチャルオフィスであっても受付が必要な理由とは?

バーチャルオフィスは受付がとても重要


バーチャルオフィスの基本的なサービス=実際に働くスペースを利用せずに、法人登記などのために住所を利用する

近年はクラウドサービスを利用することによってビジネスを遂行していくことが比較的容易になってきています。そういう意味でバーチャルオフィスは起業する際にとても便利なために、多くの方に利用されています。

しかし事業を行っていくと、以下の事が起こる可能性が高いです。

・住所登録地で実際に人と会う

・顧客との対面での打ち合わせ

・起業時に銀行の法人口座を開設するために銀行の担当者との面談

・名刺の住所を頼りに突然の来客

バーチャルオフィスで法人登記をした住所を全く使わないかというと、上記のようなことが発生するためそんなことはありません。つまりちゃんとしたオフィスライクな受付があるのかどうかがあなたのビジネスを左右する要素となりえるのです。

新規受注を取れそうな見込み客が突然ふらっとあなたの名刺に書いてある住所を辿って訪れたとして、場所が確認できなかった場合その方が持つ印象がどうなるかは言うまでもありません。仮にあっても雑な受付だったら信頼はガタ落ちしてしまうことでしょう。結果として売り上げにも影響し、事業の継続が困難になってしまうことだってあるかもしれません。

バーチャルオフィスを検討する場合は受付のクオリティーについてもしっかり確認をしておきましょう。


バーチャルオフィスの受付について確認すべき比較ポイント


ではバーチャルオフィスの受付にはどんな機能があり、チェックする際にはどんなポイントがあるのかを解説したいと思います。

①受付はちゃんとあるのか?

意外かと思う方もいらっしゃるかも知れませんが、受付が存在しないバーチャルオフィスも中にはあります。この場合どんなことが起こるのでしょうか?多くの場合、銀行の担当者が法人口座を解説しようとした場合は現地確認に来ます。

受付すら存在しない会社に銀行の方が思う印象は『あれ?大丈夫かな、、?』となるのは想像に難くありません。

また、本来別の事業を行っている企業がサブのサービスとしてバーチャルオフィスを運営しているという場合は、その住所地に行ってもここが該当するオフィスなのかとても分かりづらいというケースもあります。

②受付スタッフがいるか?

受付に常駐のスタッフがいるかも確認しておきましょう。自分が遅刻しそうになった場合に受付に連絡をして、ゲストに対する簡単な対応をしてもらえるだけでもいなかったパターンと比べると格段に印象が変わってきますよね。

特に女性にとって重要なポイントですが、仮にスタッフのいないバーチャルオフィスだと打ち合わせの際にセキュリティ上の問題が出てくる可能性があります。男性と1対1で周りに人がいない状態での商談は場合によってはリスクになりえます。逆にスタッフさえいれば安心感をもって商談を進める事が出来るのではないでしょうか?

③ゲストとコミュニケーションできる仕組みのある受付であること

バーチャルオフィスの利用をすると、ほとんどオフィスに行かないという事はイメージし易いと思います。しかし実際には以下のパターンで来客があったりします。

・飛び込み営業

・信用調査会社

・取引先 etc,,

上記の方々が住所を辿っていらっしゃった場合に何らかの手段でコミュニケーションを取れるサービスを展開しているバーチャルオフィスの利用を検討すると良いでしょう。受付スタッフがいるだけでは不十分です。毎回電話をしてもらう事も出来ますが、その度に料金がかかってしまう可能性もあります。

④郵便物の受け取り体制はどうなっているか?

住所があれば当然郵便物が届くようになりますよね。受付でその荷物がどのように扱ってもらえるのかも確認しましょう。郵便物の種類によって受け取ってもらえないものがあるのでチェックが必要です。

・サインを必要とする郵便物

・宅配便

・代理でサインをすることが出来ない本人限定郵便 ※特に

上記のようなものに関しての対応を確認しておきましょう。

⑤来館した時にゲストが受けるイメージが良いか

受付全体の雰囲気についてですが、以下について確認しておきましょう。

・人の動きがあるかどうか

→バーチャルオフィス専業の業者の場合、人の出入りが非常に少なく、非常に寂しい雰囲気になる場合があり、来客される方の印象が大きく下がってしまう可能性があります。シェアオフィス・コワーキングスペースを併設しているオフィスであれば当然活気はありますので、おススメが出来ます。

・オフィスのあるビルの雰囲気

→こちらもオフィスビルに入っているか住宅用マンションなのかで大きく雰囲気変わってきます。

以上、今まで書いてきたことを参考に、バーチャルオフィスの検討を進めてみて下さいね。